Archief opruimen en digitaliseren.

Er zijn veel verenigingen en clubs die een jarenlang opgespaarde administratie meetorsen. Bij elke wisseling van de secretaris worden er verhuisdozen vol overgedragen. Zo ook bij ons in Westenesch. Er waren 23 ordners en nog losse zaken.

Dit was het restant na de eerste selectie. Al één verhuisdoos vol weggegooid.

Bij analyse van ons archief is het grappig om te constateren dat in de bijna 50 jaar (!) van dorpsbelangen Westenesch in de eerste jaren een schrift voldoende was om alles te noteren. Vanaf 1992 werd de ordner geïntroduceerd. Maar er gingen in één ordner wel 6 jaargangen. Zo rond de eeuwwisseling was de hoeveelheid papier al zodanig toegenomen dat er nog maar een paar jaargangen in pasten. Vanaf 2005 zitten we op één ordner (of meer) per jaargang en zijn de pakken papier van allerlei rapporten steeds omvangrijker en de ordners dus dikker. De laatste jaren is de primaire digitalisering toegenomen en neemt het papier weer duidelijk af. Maar daarmee niet de hoeveelheid leesvoer/rapporten. Alleen nu digitaal ontvangen en opgeslagen.

Te scannen stapels

Maar nu: Wat doe je met al deze oude zaken? Natuurlijk zijn er veel dingen bij die niet meer belangrijk zijn. Maar aan de andere kant zit er ook “historisch materiaal” tussen. Dus grote aarzeling om het weg te gooien. Tot in lengte der jaren maar verhuisdozen overdragen? Het bestuur heeft besloten om alles zoveel mogelijk te scannen en digitaal op te slaan. Zo blijft de inhoud bewaard maar kan het papier gerecycled worden. De verhuisdozen zijn verdwenen.

Een tussenstand
Bijna klaar. Ook de laatste drie ordners zijn later nog gescand.

Alle papier is nu weg op een aantal bijzondere losse zaken na. Maar: alles is digitaal bewaard!!